Vill du minska utrymmet för arkiv och dokument?

Har du en billackering? Eller du kanske har en annan slags verksamhet? Om det är så att du har ett kontor med en stor mängd data, dokument och arkiv och behöver ordna upp det på bästa tänkbara sätt, föreslår vi att digitalisera ditt kontor. Det mesta här i livet har ju redan blivit digitalt och lär så bli, med tanke på att EU har bestämt att så mycket som möjligt ska digitaliseras. Här tänker vi på att postgången mer eller mindre har digitaliserats helt och hållet, sjukvården håller på att digitaliseras, liksom bibliotek, musik och så vidare. De flesta som har stor mängd uppgifter att arkivera gör det numera alltmer digitalt. Det finns ju här flera fördelar med att göra dem digitala. Här går vi igenom några av dem.

1. Mindre utrymme för det digitala arkivet

Det krävs mycket mindre utrymme med ett digitalt arkiv. Man behöver alltså inget fysiskt arkiv om man digitaliserar det. När man väl har bestämt sig för att digitalisera sitt arkiv, går man grundligt till väga. Bland annat går man igenom arkivet, för att ta reda på vilka slags filer man behöver ha dokumenten i, vilket söksystem som är det bästa, vilken indexerings om är bäst, en revision av arkivet då man går igenom vad som ska göras om något fattas. och så vidare. Att digitalisera sitt arkiv innebär att man går igenom allt och gör en grundlig översyn av det.

2. Billigare då det inte kräver något utrymme

Det blir faktistikt billigare då det digitala arkivet inte behöver någon lokal eller kontorutrymme. Särskilt i storstäderna kostar ytorna en hel del att hyra. Då är en digitalisering av de dokument som man behöver ha tilll handa en billig åtgärd.

3. Säkrare med digitalt arkiv

Många tror att en digitalisering av dokument innebär att de är mer tillgängliga för andra människor, vilket faktiskt är tvärtom. De moltjänster som de flesta föreatag erbjduer är säkrare än de fysiska kontoren och arkiven. Det är lätt att bryta sig in i på ett kontor, men att hacka sig in ett server som är skyddad med kontonamn och lösenord kräver någon som har den kunskapen och det är inte många som har det.

En digitalisering är en billigare, mer praktisk och säkrare arkivering

När man förvarar dokument digitalt, kan man förvara dem både fysiskt och digitalt, vilket innebär att du säkrar dokumenten genom att både ha dem i fysisk form och digitalt. Här kan du läsa mer om digitalt arkiv på: http://www.digitaliseringavarkiv.se.

31 okt 2018